作者: 赵军
“档案”是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。我国档案管理历史悠久，商称册，周作中，秦汉呼典籍，汉魏后谓文书，清代用档案，现统一称作档案。惟有铭记历史，才能展望未来。因此，国家对档案管理工作越来越重视，而基层事业单位的档案管理工作也面临着新的挑战。
一、基层事业单位档案管理的重要内涵
管理人员和对象是基层事业单位档案管理中两项主要的内容，因此谈基层事业单位的档案管理主要是从这两方面着手。改善档案管理工作对强化基层事业单位的职能作用具有积极意义。
首先，从基层事业单位档案人员管理方面来看，必须要时刻关注档案管理的发展趋势。现如今科技日新月异，这些智能化、信息化的技术对档案管理带来了进步和发展，但也提出了新的挑战，因此管理人员要不断学习新的政策，了解新的档案管理技术，努力提升自身的业务能力，结合单位实际情况来应对新形势下管理工作的要求。其次，管理对象作为档案管理的重要内容之一，涉及的范围包含各个方面，要从人事、文书、科技项目等各个角度入手，分情况、分类别制定相关的工作办法，作为档案管理进步的出发点。
二、基层事业单位档案管理存在的问题
（一）档案管理业务基础能力不足
目前在基层事业单位还存在一些忽视档案管理重要性的问题，这也在一定程度上阻碍了档案管理水平的提高。在实际工作中没有按照严格的标准和要求开展档案管理工作，也极大地给管理效率造成了不良的后果。尤其是档案管理工作缺少专业的管理人才，大部分档案管理人员并非档案专业出身，在单位也是兼任档案管理工作，没有系统学习过相关的业务。这严重影响了管理的标准化发展，无法有效地实现档案信息的真正价值，给基层事业单位的长足发展带来困难。
（二）档案管理信息化手段不足
就目前我国基层事业单位档案管理工作情况来分析，大多数档案管理在工作期间都是应用传统手工管理的方式来进行管理工作。例如，以手工检索为中心的著录卡片、目录等等，这不仅在编制阶段占用了大量的工作时间，整个检索过程也是十分的繁杂。在手工档案查询的模式下，信息获得以及传递速度十分的缓慢。在信息技术时代背景之下，信息技术管理必须成为档案管理的重要手段，否则无法有效保障档案管理工作效率，也不利于这一项工作质量的提升。
（三）档案管理资金、设备严重不足
科学技术不断进步，在档案管理中也已经发展出许多新的设备技术手段，可以有效、快速对文档进行整理、归类、检索。但是这些设备的费用、资金现在都是十分严重的缺口，如设备方面需要的管理设备平台、软件、扫描机等，如资金方面的聘请专业人才定期维护、快速检索等。这些都严重制约了基层事业单位的档案管理发展，跟不上时代的潮流，只能用老式的纸质管理方式做低效、基本的档案管理。
三、基层事业单位档案管理的优化措施
（一）“快”——快速收纳
随着世界日益联系密切，各类信息爆发式增长，档案管理工作也面临着极大的挑战，工作量剧增。在这样的形势下，档案管理工作必须突出一个“快”字，否则，大量文档积压，时间一长，会给归档造成极大的问题。首先，要快速判断文档是否有归档的必要，减少不必要的工作量。其次，要加快工作速度，将需要归档的文件迅速收纳。最后，收录好的文档要做好有规律的记录，方便快速调取。
（二）“准”——准确归类
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。只有形成一定的体系，才能方便归类，后续查找也事半功倍。因此，文档的管理，“快”只是一个速度要求，“准”才是重中之重，只有准确归类，文档才有了它的存放、参阅价值。基层事业单位的归档自有它的特点，这要根据单位自身特点做特殊调整，形成惯例，持之以恒。
（三）“细”——细致周全
档案管理还应当突出一个“细”字，在管理过程中必须要统一标准，从“细节上”确保文件完整规范。对基层事业单位历史沿革文件进行分类整理，按部室归档、按类别归类、按时间归序，对纸质材料进行查缺补漏，将遗漏文件进行收集、整理，重新归档。按时间先后顺序装订成册，确保文件整齐、准确，为信息录入系统打下坚实基础。
（四）“存”——存放安全
档案馆(室)对档案进行系统存放和安全保护的工作，同样是档案管理中的一项重要内容。基本任务和要求是维护档案的完整与安全，便于调用。计算机时代的迅猛发展，电子档案已经成为档案保管常态，因此，要做好纸质档和电子档的双重存放。此外，基层事业单位必须根据保存年限，严格按照保存要求执行，尤其要注意消防、防潮、防虫等。对于到达保存年限需销毁的文件也必须按照规定办法予以销毁。
基层事业单位的档案管理工作对于单位的发展与建设而言意义非常，这是一个单位的历史痕迹，是它存在价值的证明。必须加强档案管理建设工作，科学保护、有效利用这些档案资料，不断在实践中学习和进步，发现基层事业单位管理中存在的问题和不足之处，改进传统单位档案管理的模式和形式，完善传统档案管理与新技术之间不相适应的部分，为基层事业单位长远的发展提供重要支撑。(作者单位:湖南省邵东市委党校)
